Λίστα ελέγχου ψηφιακού οδηγού βραχυχρόνιας μίσθωσης

Ένας επισκέπτης βρίσκεται έξω από το κτίριο με δύο βαλίτσες και ψάχνει μια κλειδοθήκη που υποτίθεται ότι είναι «δίπλα στην είσοδο». Υπάρχουν τρεις είσοδοι. Ένας καλός ψηφιακός οδηγός βραχυχρόνιας μίσθωσης αποτρέπει αυτού του είδους τα προβλήματα. Δίνει στους επισκέπτες τις πληροφορίες που χρειάζονται, με λέξεις που μπορούν να καταλάβουν, τη στιγμή που τις χρειάζονται.

Δεν χρειάζεται να περιέχει την ιστορία του κτιρίου, δώδεκα σελίδες προτάσεων εστιατορίων ή μια συγκινητική έκθεση για την ανακύκλωση. Χρειάζεται να απαντά γρήγορα σε πρακτικές ερωτήσεις. Για έναν οικοδεσπότη Airbnb, αυτές οι μικρές λεπτομέρειες είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια ομαλή διαμονή και άλλο ένα μήνυμα υποστήριξης που θα μπορούσε να έχει αποφευχθεί. Ακολουθούν όσα πρέπει να συμπεριλάβετε, όσα πρέπει να αφήσετε έξω και ο τρόπος να κάνετε το σύνολο πραγματικά χρήσιμο.

Τι κάνει καλό έναν ψηφιακό οδηγό βραχυχρόνιας μίσθωσης;

Ένας καλός οδηγός πρέπει να βοηθά έναν επισκέπτη να κάνει τρία πράγματα:

1. Να μπει στο κατάλυμα χωρίς να σας τηλεφωνήσει.
2. Να χρησιμοποιήσει το κατάλυμα χωρίς να μαντεύει.
3. Να φύγει σωστά χωρίς να δυσκολέψει την προετοιμασία για τον επόμενο επισκέπτη.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στην πρόσβαση, το Wi-Fi, τη θέρμανση, τις συσκευές, τη στάθμευση, τους κάδους, το check-out και την αντιμετώπιση προβλημάτων. Σε γενικές γραμμές, ο οδηγός πρέπει να ακολουθεί τη διαδρομή του επισκέπτη:

Γράψτε για κάποιον που δεν έχει ξαναδεί ποτέ το κατάλυμα. Μπορεί επίσης να είναι κουρασμένος, να κουβαλά αποσκευές, να στέκεται στη βροχή ή να προσπαθεί να ηρεμήσει ένα δυστυχισμένο νήπιο. Αυτή δεν είναι η στιγμή για έξυπνες διατυπώσεις.

Για περισσότερα σχετικά με τη μετατροπή της γνώσης του καταλύματος σε σαφή μηνύματα, δείτε πώς να γράφετε οδηγίες επισκεπτών.

Βασικά στοιχεία άφιξης και αναχώρησης

Οδηγίες check-in και πρόσβασης

Οι οδηγίες πρόσβασης αξίζουν περισσότερη προσοχή από σχεδόν οτιδήποτε άλλο στον οδηγό σας. Μια φράση όπως «η κλειδοθήκη είναι έξω» μπορεί να φαίνεται σαφής όταν γνωρίζετε ήδη πού βρίσκεται. Είναι πολύ λιγότερο σαφής σε έναν επισκέπτη που στέκεται έξω από ένα αρχοντικό που έχει μετατραπεί σε διαμερίσματα, με είσοδο υπογείου, πλαϊνή πύλη και τρία πανομοιότυπα μαύρα κουτιά στον τοίχο.

Συμπεριλάβετε:

• Την πλήρη διεύθυνση του καταλύματος
• Τη σωστή είσοδο που πρέπει να χρησιμοποιηθεί
• Μια φωτογραφία του κτιρίου ή της εισόδου
• Τη θέση της κλειδοθήκης ή του πληκτρολογίου
• Σαφείς οδηγίες για το άνοιγμά της
• Τον κωδικό πρόσβασης ή πού θα τον λάβει ο επισκέπτης
• Οδηγίες για το κλείδωμα της πόρτας μετά την είσοδο
• Τυχόν εσωτερικές κατευθύνσεις στο κτίριο
• Τι να κάνει αν ο κωδικός ή το κλειδί δεν λειτουργεί
• Ένα κανάλι επικοινωνίας για επείγοντα προβλήματα πρόσβασης

Χρησιμοποιήστε ορατά σημεία αναφοράς. Το «Στα αριστερά της μπλε εξώπορτας, κάτω από το θυροτηλέφωνο» είναι καλύτερο από το «κοντά στην είσοδο». Για πολυκατοικίες, εξηγήστε ολόκληρη τη διαδρομή. Η είσοδος από την κεντρική πόρτα είναι μόνο το πρώτο βήμα.

Μπείτε από τη γυάλινη πόρτα με την ένδειξη Nelson Court. Χρησιμοποιήστε τον κωδικό 2841 στο ασημί πληκτρολόγιο. Πάρτε το ασανσέρ στον τρίτο όροφο, στρίψτε δεξιά και αναζητήστε το διαμέρισμα 3B. Το κλειδί του διαμερίσματος βρίσκεται στη μαύρη κλειδοθήκη που είναι στερεωμένη στο κιγκλίδωμα απέναντι από την πόρτα.

Δοκιμάστε τις οδηγίες ακολουθώντας τες οι ίδιοι, κατά προτίμηση χωρίς να βασίζεστε στη μνήμη σας. Ακόμη καλύτερα, ζητήστε από κάποιον που δεν γνωρίζει το κτίριο να τις δοκιμάσει.

Στοιχεία Wi-Fi που μπορούν πράγματι να βρουν οι επισκέπτες

Οι πληροφορίες Wi-Fi πρέπει να είναι από τα ευκολότερα πράγματα να βρεθούν στον οδηγό. Μην τις θάβετε στη μέση ενός μεγάλου PDF κάτω από τις «Παροχές καταλύματος». Οι επισκέπτες θα στείλουν μήνυμα αντ' αυτού, ιδίως αν το σήμα κινητής τηλεφωνίας μέσα στο κατάλυμα είναι ασθενές.

Συμπεριλάβετε:

• Το όνομα του δικτύου
• Τον κωδικό, με τα κεφαλαία γράμματα και τα κενά να εμφανίζονται σαφώς
• Τη θέση του router
• Βασικές οδηγίες επανεκκίνησης
• Πώς πρέπει να φαίνονται οι ενδεικτικές λυχνίες του router όταν λειτουργεί κανονικά
• Με ποιον να επικοινωνήσει αν η επανεκκίνηση δεν λειτουργήσει

Αποφύγετε τους αμφίσημους χαρακτήρες όπου είναι δυνατόν. Ένας χειρόγραφος κωδικός που περιέχει O, 0, I και l είναι μια μικρή πράξη εχθρότητας.

Μια απλή ενότητα Wi-Fi θα μπορούσε να είναι η εξής:

Δίκτυο: HarbourFlat Κωδικός: GreenChair27

Αν διακοπεί η σύνδεση, κλείστε το router από τον επιτοίχιο διακόπτη για 30 δευτερόλεπτα και έπειτα ανοίξτε το ξανά. Το router βρίσκεται στη βιβλιοθήκη δίπλα στην τηλεόραση. Μην πατήσετε το μικρό κουμπί επαναφοράς.

Η τελευταία γραμμή έχει σημασία. Ένας επισκέπτης που πατά το κουμπί εργοστασιακής επαναφοράς μπορεί να μετατρέψει ένα μικρό πρόβλημα σύνδεσης σε μεγαλύτερο.

Οδηγίες check-out

Η ενότητα check-out πρέπει να μειώνει τις ερωτήσεις και να βοηθά τον καθαριστή να ξεκινήσει στην ώρα του. Κρατήστε τη σύντομη. Οι επισκέπτες δεν χρειάζονται μια τελετή κλεισίματος δώδεκα βημάτων.

Συμπεριλάβετε:

• Την ώρα check-out
• Πού θα αφήσουν τα κλειδιά
• Πώς θα ασφαλίσουν το κατάλυμα
• Τι να κάνουν με τα σκουπίδια
• Αν τα πιάτα πρέπει να πλυθούν ή να μπουν στο πλυντήριο πιάτων
• Τυχόν απλά αιτήματα για τις χρησιμοποιημένες πετσέτες
• Οδηγίες στάθμευσης ή επιστροφής άδειας
• Τι να κάνει ο επισκέπτης αν χρειάζεται καθυστερημένο check-out
• Πού μπορούν να φυλαχθούν οι αποσκευές, αν υπάρχει αυτή η δυνατότητα

Να είστε σαφείς σχετικά με τα αιτήματα καθυστερημένου check-out. Ένας καθαριστής που φτάνει νωρίς ενώ ο προηγούμενος επισκέπτης εξακολουθεί να ζητά άλλη μία ώρα δημιουργεί ακαταστασία που μπορεί να αποφευχθεί.

Το check-out είναι έως τις 10:00 π.μ. Πριν φύγετε, τοποθετήστε τις χρησιμοποιημένες πετσέτες στο μπάνιο, βάλτε τα σκουπίδια στον κάδο της κουζίνας και επιστρέψτε το κλειδί στην κλειδοθήκη. Τραβήξτε σταθερά την εξώπορτα για να ελέγξετε ότι έχει κλειδώσει.

Μη ζητάτε από τους επισκέπτες να αναλάβουν τη μισή προετοιμασία για τον επόμενο επισκέπτη. Μερικά λογικά βήματα αναχώρησης είναι χρήσιμα. Μια μεγάλη λίστα καθαρισμού είναι πιθανό να αγνοηθεί και μπορεί να κάνει την τελική εντύπωση της διαμονής να φαίνεται αδικαιολόγητα σχολαστική.

Χρήση του καταλύματος κατά τη διαμονή

Θέρμανση, ζεστό νερό και ψύξη

Τα χειριστήρια θέρμανσης συχνά βγάζουν απόλυτο νόημα για τον ιδιοκτήτη και για κανέναν άλλον. Αν ο θερμοστάτης χρειάζεται τρία πατήματα κουμπιών, μια συγκεκριμένη λειτουργία και μια μικρή προσευχή, τεκμηριώστε τη διαδικασία με φωτογραφίες. Εξηγήστε τι πρέπει να περιμένουν οι επισκέπτες αφού αλλάξουν τη ρύθμιση.

Συμπεριλάβετε:

• Τη θέση του θερμοστάτη ή του πίνακα ελέγχου
• Πώς ανοίγει και κλείνει η θέρμανση
• Πώς ρυθμίζεται η θερμοκρασία
• Τυχόν όρια που δεν μπορούν να παρακάμψουν οι επισκέπτες
• Πόσο χρόνο χρειάζεται συνήθως το κατάλυμα για να ζεσταθεί
• Οδηγίες για το ζεστό νερό
• Οδηγίες για την πίεση του λέβητα μόνο όπου είναι ασφαλές και ενδεδειγμένο
• Οδηγίες για ανεμιστήρες ή κλιματισμό
• Πότε πρέπει να προωθηθεί το ζήτημα στην ομάδα αν δεν υπάρχει θέρμανση ή ζεστό νερό

Αποφύγετε να γράψετε «χρησιμοποιήστε τα συνηθισμένα χειριστήρια». Δεν υπάρχουν συνηθισμένα χειριστήρια σε μια βραχυχρόνια μίσθωση. Να είστε προσεκτικοί με την τεχνική αντιμετώπιση προβλημάτων. Είναι λογικό να ζητήσετε από έναν επισκέπτη να ρυθμίσει έναν θερμοστάτη. Δεν είναι λογικό να του ζητήσετε να αποσυναρμολογήσει έναν πίνακα λέβητα.

Οδηγίες συσκευών

Δεν χρειάζεται να τεκμηριώσετε κάθε πρίζα και κουτάλι. Εστιάστε στις συσκευές που προκαλούν τακτικά σύγχυση.

Συνηθισμένα παραδείγματα είναι:

• Εστία και φούρνος
• Φούρνος μικροκυμάτων
• Πλυντήριο πιάτων
• Πλυντήριο ρούχων
• Καφετιέρα
• Τηλεόραση και χειριστήρια streaming
• Ηλεκτρικό ντους
• Επαγωγική εστία
• Απορροφητήρας
• Καναπές-κρεβάτι

Οι σύντομες οδηγίες λειτουργούν καλύτερα. Προσθέστε φωτογραφίες για ασυνήθιστα χειριστήρια, ιδίως για πίνακες αφής όπου τα σύμβολα είναι δυσδιάκριτα. Για την τηλεόραση, εξηγήστε τι κάνει κάθε τηλεχειριστήριο. Το «Χρησιμοποιήστε το μικρό τηλεχειριστήριο για να ανάψετε την τηλεόραση και έπειτα το μαύρο τηλεχειριστήριο για να επιλέξετε Netflix» μπορεί να εξοικονομήσει αρκετά μηνύματα. Για μια επαγωγική εστία, αναφέρετε ότι μπορεί να μην ενεργοποιηθεί αν δεν βρίσκεται πάνω στη ζώνη ένα συμβατό σκεύος. Χωρίς αυτή τη λεπτομέρεια, οι επισκέπτες συχνά υποθέτουν ότι έχει χαλάσει. Για έναν καναπέ-κρεβάτι, συμπεριλάβετε τον τρόπο ανοίγματος και πού φυλάσσονται τα κλινοσκεπάσματα. Μην αναγκάζετε τους επισκέπτες να ψάχνουν κάθε ντουλάπα στις 11:30 μ.μ.

Πληροφορίες στάθμευσης και άφιξης

Οι οδηγίες στάθμευσης πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένες για έναν επισκέπτη που φτάνει στο σκοτάδι.

Συμπεριλάβετε:

• Την ακριβή θέση ή περιοχή που πρέπει να χρησιμοποιηθεί
• Μια φωτογραφία ή μια απλή εικόνα με σημειώσεις
• Τη διαδρομή εισόδου στον χώρο στάθμευσης
• Οδηγίες πύλης ή μπάρας
• Περιορισμούς ύψους, όπου είναι σχετικοί
• Απαιτήσεις άδειας
• Πού θα αφήσουν την άδεια στο check-out
• Κοντινές εναλλακτικές αν η καθορισμένη θέση είναι κατειλημμένη
• Ένα κανάλι επικοινωνίας αν υπάρχει άλλο όχημα στη θέση

Το «Διατίθεται θέση στάθμευσης πίσω από το κατάλυμα» δεν αρκεί όταν υπάρχουν δέκα θέσεις και ξεθωριασμένες σημάνσεις. Μια θέση στάθμευσης μπορεί να φαίνεται προφανής μόνο επειδή γνωρίζετε ήδη ποια είναι. Χρησιμοποιήστε σταθερά σημεία αναφοράς:

Χρησιμοποιήστε τη θέση 14, δίπλα στην πλινθόκτιστη αποθήκη κάδων. Ο αριθμός είναι βαμμένος στο έδαφος, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να φανεί μετά το σκοτάδι. Μη χρησιμοποιήσετε τις δύο θέσεις ακριβώς δίπλα στην πίσω είσοδο.

Όπου οι λεπτομέρειες στάθμευσης μπορεί να αλλάξουν, βεβαιωθείτε ότι κάποιος έχει αναλάβει να τις διατηρεί ενημερωμένες.

Κάδοι και ανακύκλωση

Οι οδηγίες για τους κάδους είναι εύκολο να παραβλεφθούν μέχρι να μπουν σκουπίδια στο λάθος δοχείο ή να βγουν όλοι οι κάδοι τη λάθος νύχτα.

Εξηγήστε:

• Πού βρίσκονται οι εσωτερικοί κάδοι
• Πού φυλάσσονται οι επιπλέον σακούλες σκουπιδιών
• Πού βρίσκονται οι εξωτερικοί κάδοι ή ο κοινόχρηστος χώρος κάδων
• Ποιος κάδος δέχεται τα γενικά απορρίμματα
• Ποια αντικείμενα μπορούν να ανακυκλωθούν
• Τυχόν ρυθμίσεις για υπολείμματα τροφών
• Αν οι επισκέπτες χρειάζεται να βγάλουν τους κάδους
• Οδηγίες αποκομιδής, αν αναμένεται να βοηθήσουν οι επισκέπτες

Χρησιμοποιήστε φωτογραφίες όπου τα χρώματα των κάδων δεν είναι συνεπή ή οι ετικέτες είναι δυσανάγνωστες. Κρατήστε αυτή την ενότητα πρακτική. Οι επισκέπτες δεν χρειάζονται διάλεξη. Χρειάζονται να γνωρίζουν αν το γυαλί πηγαίνει στο πράσινο κουτί, στον μπλε τροχήλατο κάδο ή στο κοινόχρηστο δοχείο απέναντι από την αυλή.

Κανόνες καταλύματος χωρίς την έκθεση

Οι κανόνες του καταλύματος πρέπει να είναι ορατοί, συγκεκριμένοι και γραμμένοι με απλή γλώσσα.

Καλύψτε τους κανόνες που έχουν σημασία για το κατάλυμα, όπως:

• Κάπνισμα
• Πάρτι και εκδηλώσεις
• Επισκέπτες
• Κατοικίδια
• Θόρυβος
• Κοινόχρηστοι χώροι
• Κεριά
• Μετακίνηση επίπλων
• Στάθμευση
• Χρήση εξωτερικών χώρων
• Προσδοκίες check-out

Αποφύγετε αόριστες φράσεις όπως «παρακαλούμε σεβαστείτε τους γείτονες». Εξηγήστε τι σημαίνει αυτό στην πράξη.

Κρατήστε χαμηλά τον θόρυβο στον διάδρομο και στο μπαλκόνι μετά τις 10:00 μ.μ. Τα διαμερίσματα δίπλα και κάτω από το κατάλυμα είναι μόνιμες κατοικίες.

Ο τόνος πρέπει να είναι ήρεμος και όχι απειλητικός. Οι επισκέπτες είναι πιθανότερο να ακολουθήσουν κανόνες που μπορούν να καταλάβουν. Βεβαιωθείτε επίσης ότι ο οδηγός συμφωνεί με τους κανόνες που κοινοποιούνται αλλού. Οι αντικρουόμενες πληροφορίες δημιουργούν διαφωνίες τις οποίες έπειτα πρέπει να ξεμπερδέψει η ομάδα σας.

Για περισσότερα σχετικά με τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις που δημιουργούν οι ασαφείς οδηγίες, δείτε τις ερωτήσεις επισκεπτών στις οποίες κάθε διαχειριστής βραχυχρόνιας μίσθωσης απαντά ξανά και ξανά.

Υποστήριξη, τοπικό πλαίσιο και λεπτομέρειες καταλύματος

Αντιμετώπιση συνηθισμένων προβλημάτων επισκεπτών

Ένας χρήσιμος ψηφιακός οδηγός δεν σταματά στις οδηγίες. Καλύπτει προβλέψιμα σημεία αποτυχίας.

Σκεφτείτε τις ερωτήσεις που λαμβάνει επανειλημμένα η ομάδα σας:

• «Η κλειδοθήκη δεν ανοίγει.»
• «Ο κωδικός του Wi-Fi δεν λειτουργεί.»
• «Δεν υπάρχει ζεστό νερό.»
• «Η εστία δεν ανάβει.»
• «Η τηλεόραση λέει “χωρίς σήμα”.»
• «Δεν βρίσκουμε τις επιπλέον πετσέτες.»
• «Πού είναι οι σακούλες σκουπιδιών;»
• «Η θέση στάθμευσης είναι κατειλημμένη.»
• «Η βρεφική κούνια δεν είναι εδώ.»
• «Το υπνοδωμάτιο είναι κρύο.»

Για κάθε συνηθισμένο πρόβλημα, δώστε στον επισκέπτη έναν ή δύο ασφαλείς ελέγχους. Έπειτα εξηγήστε πότε πρέπει να σταματήσει και να επικοινωνήσει με την ομάδα.

Για παράδειγμα:

Αν η κλειδοθήκη δεν ανοίγει, ελέγξτε ότι κάθε αριθμός είναι κεντραρισμένος στη γραμμή ένδειξης και τραβήξτε σταθερά προς τα κάτω τη μαύρη γλωττίδα απελευθέρωσης. Αν εξακολουθεί να μην ανοίγει μετά από δύο προσπάθειες, στείλτε μας μήνυμα. Μην ασκήσετε βία στο κουτί.

Η τελευταία οδηγία μπορεί να αποτρέψει ζημιές αλλά και απογοήτευση.

Η αυτοματοποίηση πρέπει να σταματά πριν δημιουργήσει κίνδυνο ή αμηχανία. Μια τυπική απάντηση για το Wi-Fi έχει συνήθως χαμηλό κίνδυνο. Ένας αποκλεισμός τα μεσάνυχτα, μια ενεργή διαρροή, ένα παράπονο θορύβου ή μια βρεφική κούνια που λείπει χρειάζονται σαφή διαδικασία ανθρώπινης παρέμβασης.

Πληροφορίες έκτακτης ανάγκης και επείγουσας επικοινωνίας

Οι επισκέπτες πρέπει να μπορούν να διακρίνουν μια συνηθισμένη ερώτηση, ένα επείγον πρόβλημα καταλύματος και μια έκτακτη ανάγκη.

Συμπεριλάβετε:

• Τον καλύτερο τρόπο επικοινωνίας με την ομάδα του καταλύματος
• Το ωράριο υποστήριξης
• Την οδό για επείγοντα προβλήματα εκτός ωραρίου
• Τη διεύθυνση του καταλύματος, γραμμένη σαφώς για αναφορά
• Τη θέση των βασικών πληροφοριών ασφάλειας που παρέχονται στο κατάλυμα
• Ποια είδη προβλημάτων απαιτούν άμεση επικοινωνία με την ομάδα

Κάντε αυτή την ενότητα εύκολο να εντοπιστεί. Μην την κρύβετε στο τέλος μιας μεγάλης λίστας τοπικών αξιοθέατων. Αποφύγετε να ζητάτε από τους επισκέπτες να διαγνώσουν μόνοι τους τεχνικά προβλήματα ή προβλήματα ασφάλειας. Για επείγουσες καταστάσεις, ο οδηγός πρέπει να τους βοηθά να επικοινωνήσουν γρήγορα με το σωστό άτομο.

Τοπικές προτάσεις που είναι πραγματικά χρήσιμες

Οι προτάσεις μπορούν να κάνουν έναν οδηγό να φαίνεται προσεγμένος, αλλά αυτή η ενότητα διογκώνεται γρήγορα.

Εστιάστε σε μέρη που χρειάζονται συχνά οι επισκέπτες:

• Πλησιέστερο σούπερ μάρκετ
• Επιλογή φαγητού που μένει ανοιχτή αργά
• Καλό σημείο για πρωινό ή καφέ
• Αξιόπιστο φαγητό σε πακέτο
• Φαρμακείο
• Στάση δημόσιας συγκοινωνίας
• Πληροφορίες ταξί
• Επιλογή κατάλληλη για οικογένειες
• Πρόταση φιλική προς σκύλους, όπου είναι σχετική
• Φύλαξη αποσκευών, αν διατίθεται κοντά

Προσθέστε έναν σύντομο λόγο για κάθε πρόταση. Το «Καλός φούρνος, πέντε λεπτά με τα πόδια, συνήθως έχει κόσμο μετά τις 9:00 π.μ.» είναι χρησιμότερο από μια αντιγραμμένη λίστα ονομάτων επιχειρήσεων. Ελέγχετε τακτικά τις προτάσεις. Τα καταστήματα κλείνουν, τα ωράρια αλλάζουν και το καφέ που αγαπούσατε πριν από τέσσερα χρόνια μπορεί τώρα να είναι μεσιτικό γραφείο. Δεν χρειάζεται να γίνετε τοπικό γραφείο τουρισμού. Πέντε αξιόπιστες προτάσεις είναι καλύτερες από τριάντα αφιλτράριστες.

Λεπτομέρειες ειδικές για το κατάλυμα που οι επισκέπτες δεν μπορούν να μαντέψουν

Κάθε κατάλυμα έχει τα παράξενα μικρά χαρακτηριστικά του. Ίσως η πόρτα του μπάνιου χρειάζεται να σηκωθεί λίγο πριν κλείσει. Ίσως το στόρι του υπνοδωματίου χρησιμοποιεί ένα τηλεχειριστήριο που φυλάσσεται στο επάνω συρτάρι. Ο διακόπτης του πλυντηρίου ρούχων βρίσκεται έξω από την κουζίνα. Το νερό χρειάζεται ένα λεπτό για να φτάσει στο ντους του επάνω ορόφου. Αυτές οι λεπτομέρειες ανήκουν στον οδηγό αν προκαλούν επανειλημμένα σύγχυση στους επισκέπτες.

Άλλα παραδείγματα είναι:

• Πού φυλάσσονται οι επιπλέον πετσέτες
• Πού θα βρουν επιπλέον χαρτί υγείας και σακούλες σκουπιδιών
• Πώς θα ζητήσουν βρεφική κούνια ή καρεκλάκι φαγητού
• Ποιο ντουλάπι περιέχει τα κλινοσκεπάσματα του καναπέ-κρεβατιού
• Πώς ανοίγει μια δύσκαμπτη μπαλκονόπορτα
• Ποιος διακόπτης φωτισμού ελέγχει το εξωτερικό φως
• Αν η βρύση χρειάζεται να τρέξει λίγο πριν ζεσταθεί το νερό
• Πού μπορούν να αφήσουν οι επισκέπτες αποσκευές πριν από το check-in ή μετά το check-out

Μην υποθέτετε ότι κάτι είναι προφανές επειδή το γνωρίζουν ο καθαριστής, ο ιδιοκτήτης και ο τεχνικός συντήρησης.

Τι να μην βάλετε στον ψηφιακό οδηγό σας

Οι περισσότερες πληροφορίες δεν παράγουν αυτόματα λιγότερες ερωτήσεις. Ένας οδηγός γίνεται λιγότερο χρήσιμος όταν οι επισκέπτες πρέπει να ψάξουν μέσα σε υπερβολικά πολύ υλικό για να βρουν τον κωδικό της πόρτας.

Μην θάβετε τις σημαντικές λεπτομέρειες

Η πρόσβαση, το Wi-Fi, το check-out και οι πληροφορίες επείγουσας επικοινωνίας πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα. Μην τοποθετείτε τον κωδικό του Wi-Fi στη σελίδα 17 κάτω από μια ενότητα για τοπικές διαδρομές πεζοπορίας. Μην κρύβετε τις οδηγίες check-out μέσα σε μια επιστολή καλωσορίσματος. Βάλτε πρώτες τις πληροφορίες υψηλής συχνότητας.

Μη γράφετε για ανθρώπους που ήδη γνωρίζουν το κατάλυμα

Αποφύγετε φράσεις όπως:

• «Χρησιμοποιήστε την πίσω είσοδο»
• «Σταθμεύστε στη συνηθισμένη θέση»
• «Ο θερμοστάτης λειτουργεί κανονικά»
• «Οι κάδοι πηγαίνουν στον κεντρικό χώρο»
• «Το εφεδρικό κλειδί βρίσκεται στο ντουλάπι»

Ποια πίσω είσοδος; Ποιο ντουλάπι; Τι σημαίνει «κανονικά»; Γράψτε σαν ο επισκέπτης να έχει φτάσει για πρώτη φορά, επειδή πράγματι έχει.

Μην περιλαμβάνετε κάθε πιθανή λεπτομέρεια

Ένας ψηφιακός οδηγός δεν είναι απογραφή καταλύματος. Οι επισκέπτες δεν χρειάζονται τη μάρκα κάθε συσκευής ή μια παράγραφο για κάθε εργαλείο κουζίνας. Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες που τους βοηθούν να ολοκληρώσουν μια εργασία, να αποφύγουν ένα λάθος ή να λύσουν ένα πιθανό πρόβλημα.

Μη χρησιμοποιείτε μεγάλα τμήματα κειμένου

Ένας επισκέπτης με εστία που δεν λειτουργεί θα αναζητήσει τη λέξη «εστία» και δεν θα διαβάσει έξι παραγράφους για την κουζίνα.

Χρησιμοποιήστε:

• Σαφείς τίτλους
• Σύντομα βήματα
• Φωτογραφίες όπου προσθέτουν σαφήνεια
• Έντονες ετικέτες
• Διατύπωση που μπορεί να αναζητηθεί
• Ένα θέμα ανά ενότητα

Μην αφήνετε τις παλιές πληροφορίες να παραμένουν

Ένας παρωχημένος οδηγός μπορεί να είναι χειρότερος από την απουσία οδηγού. Οι παλιοί κωδικοί κλειδιών, οι αλλαγμένες θέσεις στάθμευσης, οι συσκευές που λείπουν και οι λανθασμένες οδηγίες κάδων δημιουργούν επιπλέον δουλειά υποστήριξης. Κάνουν επίσης τους επισκέπτες να αμφιβάλλουν για όλα τα υπόλοιπα που διαβάζουν. Αναθέστε την ευθύνη των ενημερώσεων. Όταν αλλάζει μια λειτουργική λεπτομέρεια, ενημερώστε τον οδηγό στο πλαίσιο της ίδιας εργασίας.

Κάντε τον οδηγό εύχρηστο τη στιγμή που χρειάζεται

Η καλύτερη δομή οδηγού ακολουθεί τη διαμονή του επισκέπτη:

1. Πριν από την άφιξη
2. Εντοπισμός του καταλύματος
3. Είσοδος στο κατάλυμα
4. Χρήση του καταλύματος
5. Επίλυση συνηθισμένων προβλημάτων
6. Check-out
7. Λήψη επείγουσας βοήθειας

Οι επισκέπτες πρέπει επίσης να μπορούν να κάνουν αναζήτηση με τις λέξεις που θα χρησιμοποιούσαν φυσικά. Μπορεί να αναζητήσουν «ζεστό νερό» και όχι «οικιακό σύστημα ύδρευσης». Μπορεί να πληκτρολογήσουν «TV» και όχι «εξοπλισμός ψυχαγωγίας».

Μετατρέψτε τον οδηγό σας σε απαντήσεις στο WhatsApp

Εδώ εντάσσεται επίσης το letbloom.io. Αν η ομάδα σας απαντά συνεχώς στις ίδιες ερωτήσεις για check-in, Wi-Fi, θέρμανση, στάθμευση και κάδους, το letbloom.io λειτουργεί ως AI concierge, χρησιμοποιώντας τον οδηγό, τους κανόνες του καταλύματος και τις σημειώσεις του καταλύματός σας για να απαντά στους επισκέπτες στο WhatsApp σε οποιαδήποτε γλώσσα, 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα, ενώ τα επείγοντα ή αβέβαια ζητήματα αναλαμβάνονται από την ομάδα. Όταν αλλάζουν οι λεπτομέρειες, οι πληροφορίες αναφοράς ενημερώνονται εύκολα, ώστε οι επισκέπτες να μη συνεχίζουν να λαμβάνουν παλιές οδηγίες.

Δείτε πώς λειτουργεί το letbloom ή ξεκινήστε δωρεάν.